Forum-bijeenkomst

Wat is een forum-bijeenkomst?

De gemeenteraad organiseert samen met inwoners en instanties uit Heerhugowaard een bijeenkomst over een onderwerp dat aangedragen kan zijn door bewoners of instanties uit Heerhugowaard. Op zo’n bijeenkomst worden zowel inwoners als betrokken organisaties, clubs en/of instanties uitgenodigd en wordt het betreffende onderwerp vanuit diverse standpunten belicht.

De gemeenteraad krijgt op deze wijze breed en diep inzicht in het behandelde onderwerp en kan – al dan niet na politiek debat – kiezen uit oplossingsrichtingen om het betreffende vraagstuk aan te pakken. Onderwerpen kunnen bijvoorbeeld het verkeer in de wijk zijn, het groen-onderhoud, of elk ander onderwerp dat speelt in de samenleving en waar de gemeente over gaat. Van belang is dat het zo specifiek mogelijk is (bijvoorbeeld in de wijk, of gedurende in bepaalde periode) en dat het onder de bevoegdheid van de gemeente valt (en bijvoorbeeld niet onder die van de provinciale overheid).

Spelregels van een forum-bijeenkomst

Doel:
De gemeenteraad een instrument te geven dat het mogelijk maakt een onderwerp naar keuze te inhoudelijk te behandelen in samenspraak met (maatschappelijke) organisaties en inwoners.

Uitkomst:
De gemeenteraad krijgt breed en diep inzicht in het behandelde onderwerp en kan – al dan niet na politiek debat – kiezen uit oplossingsrichtingen om het betreffende vraagstuk aan te pakken.

Introductie:
Binnen de gemeenteraad is in een eerder stadium geopperd meer eigen instrumentarium in te zetten in het behandelen van onderwerpen die voor de raad en voor inwoners op dat moment van belang zijn. Daarbij werd gekeken naar de vorm van het zo geheten BOT-overleg dat door het college wordt ingezet om de raad op informele wijze te informeren. Een door de raad geïnitieerd BOT-overleg met derden (organisaties, inwoners) dient echter strakker ingekaderd te zijn dan de ons bekende BOT-overleggen van het college. Deze notitie probeert hierin te voorzien door de raad handvatten te geven hoe dit in een vorm te gieten.

Uitwerking:

1. Het onderwerp
Belangrijk voor het slagen van een dergelijk initiatief is het nauwgezet inkaderen van het onderwerp. Te breed (bv Verkeersveiligheid) levert een allegaartje aan meningen, deelonderwerpen, deeloplossingen, etc op. Het onderwerp is op zich makkelijk SMART te maken als je het koppelt aan 2. De uitkomst. In het geval van Verkeersveiligheid zou je bijvoorbeeld beter kunnen kiezen voor de Verkeersveiligheid op Rotondes met als 2. Uitkomst: verbetering van de verkeersveiligheid op rotondes op de Oosttangent. Daarmee kader je zowel onderwerp als uitkomst af, Belangrijk is dat alle deelnemers hier van te voren over worden geïnstrueerd en dat zijpaden niet in behandeling worden genomen.

2. De uitkomst
Zie voor een groot deel bij 1. Het onderwerp. Een uitkomst hoeft niet direct een oplossing te formuleren, maar kan ook leiden tot aanbevelingen aan het college. Of, als er wel gestuurd wordt op een oplossing als uitkomst, kan de uitkomst niettemin zijn dat er geen oplossing is gevonden. Hoe dan ook en op welke uitkomst er ook wordt gestuurd: belangrijkste is dat alle deelnemers van te voren op de hoogte zijn van hoe de uiteindelijke uitkomsten van het Forum worden opgepakt.

3. De deelnemers
De deelnemers zijn divers. Gestreefd moet worden zo veel als mogelijk betrokken organisaties bij het onderwerp te halen, waarbij geïnteresseerde inwoners op diverse manieren kunnen worden betrokken. In het geval van die rotondes zijn organisaties redelijk snel op te noemen: Veilig Verkeer Nederland, de wegbeheerder (de gemeente dus), de scholen/scholieren, de ANBO/ouderen, de ANWB, de Fietsersbond etc. Wat betreft inwoners kan je ervoor kiezen gericht inwoners van de aanpalende wijken te targetten via mailing, publiciteit etc. Ook zou je van te voren al stellingen kunnen poneren via het digitale burgerpanel. Daarnaast zijn er diverse sportverenigingen aan de Oosttangent gevestigd.

4. De vorm
De gemeenteraad kan gelukkig kiezen voor diverse vormen van bijeenkomst/participatie. Je zou op locatie kunnen gaan (bijvoorbeeld in het geval van de rotondes bijeenkomsten bij de diverse sportverenigingen en scholen langs de route, of één centrale bijeenkomst in en om de raadszaal. Een forumavond kan er zo uitzien: te beginnen met een plenaire sessie waarin de dagvoorzitter (nogmaals) uit de doeken doet waarover de avond gaat en hoe de avond zal verlopen. Vervolgens worden de deelnemers in groepen verdeeld per tafel, en wordt per tafel een onderdeel van het probleem besproken. Doordat de diverse stakeholders aan tafels komen te zitten met inwoners en politici wordt het probleem per tafel belicht vanuit het perspectief van de stakeholder, dus bijvoorbeeld vanuit het perspectief van VVN, of de wegbeheerder, of de scholieren. Aan het einde van de avond wordt van elke tafel de uitkomsten centraal gepresenteerd en bediscussieerd. Daaruit wordt een eindresultaat gedistilleerd die binnen een week na afloop aan elke deelnemer wordt toegestuurd met daarbij het geprojecteerde vervolg.